Eine Ausschreibung muss gut vorbereitet werden.

Zuerst müssen die Basisdaten aufbereitet und klar strukturiert werden, damit sie als Grundlage für die Kalkulation und den entsprechenden Angebotspreis eingesetzt werden können.

Zu den Basisdaten gehören u. a. ein Raum- und Flächenverzeichnis. Zusätzlich erfolgt hier eine Bestimmung der Raumnutzung, der Bodenbelag, sowie die Inventarausstattung.

Im Leistungsverzeichnis werden die Reinigungshäufigkeiten bestimmt bei den einzelnen Reinigungsgruppen (Zusammenfassung der Räume mit gleicher Funktion), wobei eine Differenzierung bei den Bodenbelägen und dem zu reinigenden Inventar erfolgt. Ergänzend werden hier die Tätigkeiten erfasst, die zur Pflege der Bodenbeläge gefordert werden, die zur Substanzerhaltung beitragen.

Sämtlich gewünschte Zusatzleistungen, die nicht zur Unterhaltsreinigung zählen, wie z. B. das Bestücken der Geschirrspülmaschinen in den Teeküchen, müssen detailliert aufgeführt werden. Diese Festlegung der Dienstleistungen dienen zur Präzisierung Vermeidung von Streitigkeiten

Die Beurteilungskriterien für die Auswertung der Angebote müssen vorher bestimmt und genau beschrieben werden.

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